التخطيط كأحد وظائف الإداره

تعد وظيفة التخطيط أولى الوظائف الإداريه التي يقوم بها المدير ، حيث أنها هي التي تعطي الضوء الأخضر لممارسة الوظائف الإداريه الأخرى من تنظيم وتوجيه ورقابه ولهذا كانت لوظيفة التخطيط الأولويه عن بقية الوظائف الإداريه الأخرى. 

أولاً : تعريف التخطيط 

هو عملية مهمه في تحديد الأهداف وطرق الوصول إليها ، وبعبارة أخرى يمكن أن نعرف التخطيط في خمس كلمات بأنه “ التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد له ” حيث أن تحقيق الأهداف المخطط لها بالطبع سيكون في المستقبل إذ ان يعتبر قيامنا بتحديد الأهداف المراد الوصول إليها هي بمثابة عملية تنبؤ بالمستقبل. 

ثانياً : مراحل التخطيط 

1- تحديد الأهداف 

ويعرف الهدف بأنه الغايه التي نريد الوصول إليها في المستقبل ، وأن تحديد الأهداف نصف الطريق لتحقيقها وبعبارة أخرى الهدف المحدد هو هدف نصف محقق ، وهناك خطوات لتحديد الأهداف سنذكرها بالشرح فيما يلي : 

• أ- تحديد الرؤيه : والرؤيه هي الحلم الذي تسعى المنظمه لتحقيقه على أرض الواقع فإذا كان لدى أحد شركات صناعة السيارات حلم أن تكون الرائده في مجال صناعة السيارات على مستوى الشرق الأوسط فهذه تعتبر رؤيه 
• ب- تحديد الأهداف الرئيسيه : من خلال تحديد الرؤيه تقوم المنظمه بتحديد الأهداف الرئيسيه التي تسعى للوصول إليها ، ويراعى في الأهداف خمسة خصائص يتم تجميعها في كلمة smart نتناولها بالشرح فيما يلي 

أن يكون الهدف محدد specific : فلا يمكن لأحد   مديري الشركات أن يضع هدف تعظيم الأرباح خلال العام المقبل دون تحديد طريقة تعظيم الأرباح ، فقد يكون تعظيم الأرباح باستقطاب عملاء جدد عن طريق زيادة الحملات الإعلانيه والترويجيه للمنتجات ، وقد يكون بتقليل التكاليف كتقليل تكلفة الخامات أو الاستغناء عن جزء من العماله ، وقد يكون بتقليل الفاقد من الإنتاج عن طريق وضع برامج تدريبيه متخصصه للعاملين 

أن يكون الهدف قابل للقياس Measurable : فلا يمكن وضع هدف زيادة الأرباح دون تحديد نسبه مئويه لهذه الزياده حتى يعتبر الهدف قابلاً للقياس 

أن يكون الهدف واقعي أو قابلاً للتحقق Attainable : فلا يمكن أن نضع هدفاً  لا يتوافق مع إمكانيات المنظمه الحاليه وقدراتها 

أن يكون الهدف ذو صله relevant : أي أن يكون الهدف ذو صله بموارد المنظمه وإمكانياتها 

أن يكون الهدف مرتبطاُ بزمن time limited :  فإذا رجعنا للهدف المذكور سلفاً وهو تعظيم الأرباح ، فيجب أن يكون الهدف مرتبطاً بزمن أي يتم تنفيذه في الشهر القادم أو العام القادم وهكذا 

ج-تقسيم الأهداف : ونقوم هنا بتقسيم الأهداف الكبيره إلى أهداف صغيره بحيث يسهل تنفيذها ويعطي دافعاً للاستمراريه 

د-التوازن بين الأهداف :  يجب التأكد من أن الأهداف متناسقه ومتوازنه مع بعضها البعض ولا يوجد تعارض بينهما ، ففي مراكز التدريب مثلاً قد يكون هناك تعارض بين هدف استقطاب أفضل المدربين وتقديم الدورات بأسعار مناسبه ، حيث أن استقطاب أفضل المدربين بالطبع سيؤدي لزيادة أسعار الدورات التدريبيه ، فهنا يتعين على الإداره التوازن بين استقطاب أفضل المدربين وتقديم الدورات التدريبيه بأسعار تنافسيه 

هـ- المتابعه والتقييم :   نقوم هنا بقياس مدى تنفيذ الأهداف على أرض الواقع ، وتعديل الخطه إذا لزم الأمر كذلك ، فعلى سبيل المثال يمكن متابعة هدف زيادة المبيعات من خلال عدد الزيارات البيعيه التي قام بها مندوبي البيع وعدد العملاء الذين استقطبوهم وهذا يكون من خلال وظيفة الرقابه 

2- التحليل البيئي ( swot analysis)  

ويعرف تحليل سوات بأنه أداه استراتيجيه لتحليل نقاط القوه والضعف وكذلك الفرص والتهديدات ، وسنتناولهم بالشرح فيما يلي 

أ- نقاط القوه : وهي المميزات الداخليه لأي مشروع مثل : فريق العمل المتميز ، كفاءة الآلات والمعدات المستخدمه 

ب-نقاط الضعف : وهي المساوئ الداخليه التي يجب أن تعمل المنظمه على تحسينها مثل : عدم المعرفه الكافيه بالسوق واحتياجات العملاء ،  ارتفاع معدل دوران العمل 

ج-  الفرص : وهي الظروف الخارجيه التي يجب على المشروع انتهازها ، فمثلاً ارتفاع الطلب على سلعة ما يمثل فرصه لرواد الأعمال للبدء في إنتاج وبيع هذه السلعه 

د- التهديدات : وهي التحديات التي يمكن أن تؤثر سلباً على أرباح المنظمه مثل : دخول منافس قوي للسوق ، عدم الاستقرار السياسي لدى الدوله التي تعمل فيها المنظمه 

ونستنتج مما سبق أن تحليل سوات يهدف إلى تحليل البيئه الداخليه من خلال استخلاص نقاط القوه لتعزيزها  ونقاط  الضعف لمواجهتها ، وكذلك تحليل البيئه الخارجيه من أجل معرفة الفرص لاستغلالها ، ومعرفة التهديدات لمجابهتها 

3-تطوير الاستراتيجيات 

بناءً على التحليل البيئي(swot) يتم تطوير الاستراتيجيات التي ستساعد في تحقيق الأهداف المحدده بالاعتماد على الإمكانيات الداخليه للمنظمه والظروف التي تواجهها 

4- تحويل الاستراتيجيات إلى خطة عمل محدده : فعلى سبيل المثال إذا كانت الاستراتيجيه التي سوف نتبعها جذب عملاء جدد ، تكون خطة العمل هي إنشاء موقع إلكتروني متميز أو إعلانات تعمل على جذب انتباه العملاء لشراء السلعه أو الخدمه التي نقدمها 

5- المتابعه والتقييم : ويتعين على المنظمه متابعة عملية تنفيذ الخطه ومدى تنفيذ الأهداف المحدده ومعالجة أي عائق يحول دون تنفيذها